Como pode ser feito isso?

Sou iniciante na linguagem php, mas estou criandoum sistema de estoque, porém encontrei um problema o qual não consigo encontrar a solução. A parte de baixas do estoque funciona assim: Uma das sedes envia material para outra só que quero criar um sistema que de baixa real no estoque apenas quando a sede recebedora der o aval do recebimento, assim evitando que alguém de baixa nos materias sem que eles saiam realmente do local.

O sistema é todo online se não fizer uma forma de controlar isso um funcionario mal intencionado pode enviar produtos para outra sede sem que o gerente saiba. Agora a duvida:

Como eu posso fazer isso ? Não precisam postar códigos nem nada o que realmente quero são idéias, pois sou iniciante e não consigo imaginar uma forma de fazer esse mecanismo, que seria uma espécie de gatilho, onde o processo de baixa só seria realizando quando o gerente da sede recebedora confirmar que o produto chegou lá.

Desculpem se o texto estiver confuso e se houver dúvida avisem que reformularei a dúvida para deixar mais claro possivel.