Simplificar o transporte de dados de um sistema para o MySQL

Olá pessoal, Este é o meu primeiro post no MySQL, já postei várias vezes no Fórum do PHP.O caso é o seguinte. Gostaria de ouvir algumas opiniões para um serviço que peguei e estou estudando a melhor solução para o problema.Estou cuidando do website de um colégio e eles já tem um sistema de boletim online para os alunos e pais verem as notas, faltas e tudo mais. Esta parte vou dar uma enxugada no sistema e melhorar o acesso aos dados.O caso é que para alimentar essas informações é feito um caminho muito grande da inserção das informações (notas, faltas - pelos profesores) até chegar no Mysql e assim às páginas php.Atualmente os professores digitam as notas em uma planilha do Excel já pré-definida pelo sistema geral do Colégio (um sistema robusto e muito complexo). Uma vez preenchidas as planilhas os professores passam para a secretária do colégio que dentro do sistema importa todos os dados.Depois disto dentro deste sistema foi feita uma rotima para criar um arquivo .txt com todas as informações de todos os alunos, de todas as matérias, de todos os professores para ser importado para a internet. Então um rapaz pega o arquivo .txt joga no servidor e importa os dados para o MySQL usando o PhpMyAdmin.Só aí as páginas php pegam os dados para exibir aos usuários.Portanto, o desafio é facilitar toda esta caminhada para que não seja necessário a secretária e depois um outro funcionário do colégio executar uma série de comandos para que tudo funcione.Tenho pensado fazer um sistema em que os professores estejam inserindo os dados diretamente no MySQL (forms php), mas de qualquer forma essas informações também precisarão ser encaminhadas para o sistema do colégio que usa esses dados para fazer um controle geral dos alunos, portanto, creio que se criar um sistema para os professores inserirem os dados na internet (ou intranet), também vou precisar depois exportar esses dados para Excel ou seja lá o que for.Alquém tem uma sugestão para esta situação.Preciso ter uma rotina que seja fácil para a secretária jogar os dados para o Mysql ou para ela pegar do MySql e colocar no sistema do colégio.Agradeço desde já qualquer ajuda.Até mais